Työnantajan koulutusvähennys

Tässä ohjeessa käsitellään työnantajan koulutusvähennystä. Koulutusvähennyksestä säädetään elinkeinotulon verottamisesta annetun lain 56 §:ssä ja maatilatalouden tuloverolain 10 f §:ssä. Koulutusvähennystä voi vaatia ensimmäisen kerran verovuodelta 2014.

1 Mikä on koulutusvähennys?

Koulutusvähennys on elinkeinotoimintaa tai maataloutta harjoittavan työnantajan verotuksessa tehtävä laskennallinen lisävähennys. Työnantaja voi vähentää elinkeinotoiminnan tai maatalouden tulosta koulutusvähennyksen, joka on laskennallisesti noin puolet koulutusajan palkkakuluista. Koulutusvähennyksen saa enintään kolmelta koulutuspäivältä työntekijää kohden.

Koulutusvähennyksen vähimmäismäärä on 1 koulutuspäivä työntekijää kohti eli 6 tuntia koulutusta.
Laskennallinen, todellisten menojen lisäksi tehtävä koulutusvähennys vähennetään verotuksessa kuten elinkeinotoimintaan tai maatalouden harjoittamiseen liittyvät todelliset menot. Koulutusvähennys voi siten suurentaa työnantajan verotuksessa vahvistettavaa tappiota.

Koulutusvähennyksestä säädetään elinkeinotulon verottamisesta annetun lain 56 §:ssä ja maatilatalouden tuloverolain 10 f §:ssä. Koulutusvähennystä voi vaatia ensimmäisen kerran verovuodelta 2014.

Koulutusvähennys ei vaikuta työntekijöiden koulutuksesta aiheutuvien kustannusten vähennysoikeuteen. Koulutuksesta syntyneet menot ovat verotuksessa vähennyskelpoisia kuten aikaisemminkin.

2 Milloin työnantaja on oikeutettu koulutusvähennykseen?

Koulutusvähennyksen saa työnantaja, joka harjoittaa elinkeinoverolain tai maatilatalouden tuloverolain mukaan verotettavaa toimintaa. Myös työnantajana toimiva maatalousyhtymä on oikeutettu koulutusvähennykseen.

Koulutusvähennykseen ei ole oikeutta yhdistyksillä ja säätiöillä eikä tuloverolain 20 ja 21 §:ssä tarkoitetuilla yhteisöillä ja 21 a §:ssä tarkoitetuilla yliopistoilla. Niillä työnantajilla, joilla ei ole harjoittamansa toiminnan laadun tai oikeudellisen muodon perusteella oikeutta koulutusvähennykseen, voi olla oikeus koulutuskorvaukseen. Koulutuskorvausta haetaan tavallisesti Työttömyysvakuutusrahastolta. Kotitaloustyönantajat on rajattu sekä koulutusvähennyksen että koulutuskorvauksen ulkopuolelle.

Työnantajana pidetään ennakkoperintälain 14 §:ssä tarkoitettua työnantajaa. Työnantajalla tarkoitetaan sitä, jonka lukuun tehdystä työstä palkka maksetaan.

Työnantaja saa koulutusvähennyksen työntekijän koulutuksesta. Työntekijänä pidetään työnantajaan työsopimuslain 1 luvun 1 §:n mukaisessa työsopimussuhteessa olevaa työntekijää. Koulutusvähennykseen oikeuttavina työntekijöinä ei pidetä yrityksen vuokraamia vuokratyöntekijöitä. Yrittäjä, esimerkiksi elinkeinonharjoittaja tai osakeyhtiön ainoa osakas, ei ole yrityksensä työntekijä. Myöskään toimitusjohtaja ei ole työsuhteessa.

3 Mitä edellytyksiä koulutusvähennyksen saamiselle on?

Koulutusvähennyksen edellytyksenä on, että työnantajan järjestämä koulutus perustuu työnantajan laatimaan koulutussuunnitelmaan. Koulutussuunnitelmasta säädetään yhteistoimintalaissa (laki yhteistoiminnasta yrityksissä, 16 §) ja laissa taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä (3 §). Työnantaja, johon sovelletaan yhteistoimintalakia, laatii koulutussuunnitelman tämän lain mukaan. Jos työnantaja ei kuulu yhteistoimintalain piiriin, koulutussuunnitelma on laadittava taloudellisesti tuetusta ammatillisen osaamisen kehittämisestä annetun lain mukaan.

Koulutussuunnitelman on katettava koko henkilöstö tarkoituksenmukaisella tavalla ryhmiteltynä, esimerkiksi henkilöstöryhmittäin. Koulutussuunnitelmaan ei tarvitse yksityiskohtaisesti kirjata koulutuksia, vaan yleisempi kuvaus tulevista koulutuksista on riittävä.

Jos työnantaja ei ole laatinut koko henkilöstön kattavaa koulutussuunnitelmaa, vähennysoikeutta ei ole, vaikka koulutus muutoin täyttäisi vaadittavat edellytykset. Koulutussuunnitelman on oltava laadittuna ennen työntekijöiden koulutusta. Koulutussuunnitelmaa voi päivittää verovuoden aikana.

Koulutusvähennystä ei saa sellaisten työntekijöiden koulutuksesta, joiden palkkakustannuksiin on verovuonna myönnetty julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta annetussa laissa (7 luvun 1 §) tarkoitettua palkkatukea. Jos työnantaja on saanut palkkatukea osalle työntekijöistä, voi työnantaja vaatia koulutusvähennystä muiden kuin palkkatuettujen työntekijöiden koulutuksesta.

Työnantajan on maksettava koulutuksen ajalta työntekijälle palkkaa. Koulutusvähennystä ei saa siltä osin kuin työntekijä on osallistunut koulutukseen loma- tai vapaa-aikanaan.

Koulutusvähennyksen perusteena on oltava kunkin työntekijän todellinen osallistuminen koulutukseen. Koulutusvähennystä ei saa, jos työntekijä on esimerkiksi sairauspoissaolon vuoksi ollut estynyt menemästä koulutukseen. Koulutusvähennyksen edellytysten täyttymisestä on laadittava työntekijäkohtainen kirjallinen selvitys. Vähennysoikeus ei synny pelkän koulutussuunnitelman perusteella, vaan työnantajan täytyy seurata suunnitelman toteutumista työntekijäkohtaisesti.

4 Minkälaisesta koulutuksesta koulutusvähennyksen saa?

Koulutusvähennyksen perusteena olevan koulutuksen on oltava työnantajan järjestämää koulutusta, joka ylläpitää ja edistää työntekijän ammatillista osaamista. Koulutuksen on perustuttava edellä mainittuun koulutussuunnitelmaan. Työnantajan on maksettava koulutuksen ajalta työntekijälle palkkaa. Koulutuksen on liityttävä työntekijän nykyisiin tai tuleviin työtehtäviin sen hetkisen työnantajan palveluksessa.

Koulutuksen on oltava ohjattua ja valvottua. Lisäksi koulutukseen käytetty aika on voitava todentaa. Koulutusvähennykseen oikeuttava koulutus voidaan toteuttaa myös verkko-koulutuksena, jos siihen käytetty aika voidaan todentaa ja koulutuksella on vastuullinen vetäjä, joka valvoo osallistujan suoritusta. Koulutus tai seminaari voi olla järjestetty myös niin, että työntekijät osallistuvat koulutukseen videoyhteydellä.

Koulutus voi olla esimerkiksi ulkopuolisen järjestämä kurssimuotoinen koulutus, seminaari tai konferenssi, jonka mahdollisista kustannuksista vastaa työnantaja, tai yrityksen itse järjestämä sisäinen koulutus. Koulutus voi olla esimerkiksi työntekijöille annettavaa lisä- tai täydennyskoulutusta. Koulutuksen tarkoituksena voi olla myös, että työntekijä suorittaa lakisääteisen luvan tai todistuksen, jota hän tarvitsee työssään.

Vähennykseen oikeuttavista koulutuksista ei ole mahdollista antaa tyhjentävää listaa. Perusedellytyksenä koulutukselle on, että se perustuu työnantajan laatimaan koulutussuunnitelmaan ja liittyy työntekijän nykyisiin tai tuleviin työtehtäviin. Koulutus voi liittyä työntekijän ammatillisen osaamisen kehittämiseen tai ylläpitämiseen. Lisäksi koulutus voi liittyä työhyvinvointiin, ajankäytön hallintaan tai muuhun yleiseen työssä suoriutumiseen. Koulutus voi olla osa työntekijän perus- tai jatkotutkintoa. Lain tavoitteena on kannustaa työnantajaa lisäämään työntekijöiden koulutusta.

Koulutusvähennystä ei saa perehdytyksestä tai työnopastuksesta. Perehdytys liittyy usein työsuhteen alkuun tai uusiin työtehtäviin siirtymiseen. Perehdyttäminen on yleisempää yrityksen toimintamallien esittelyä ja työnopastus puolestaan enemmän varsinaisen työtehtävän tekemisen opastusta ja tekemistä. Työnopastusta on esimerkiksi työn oikean tekemistavan tai työohjeiden opettaminen.

4.1 Koulutuksen kesto

Koulutuksen on kestettävä yhtäjaksoisesti vähintään yksi tunti eli 60 minuuttia. Koulutusvähennyksen saa vain kokonaisen koulutuspäivän perusteella. Yksi koulutuspäivä kestää 6 tuntia. Kuuden tunnin koulutus voi kuitenkin jakautua useammalle päivälle, kunhan kukin koulutusjakso kestää vähintään 60 minuuttia. Lyhyet virkistystauot voidaan lukea osaksi koulutusta. Ruokatauko tai muu pidempi tauko ei ole osa koulutusta.

Koulutuspäivä voi koostua useista eri koulutuksista. Koulutuspäiväksi laskettavien koulutusten ei tarvitse liittyvä samaan kokonaisuuteen. Koulutuspäivä lasketaan työntekijäkohtaisesti, joten eri työntekijöiden koulutusjaksoja ei voi laskea yhteen koulutuspäivien laskennassa. Koulutusvähennyksen perusteena on oltava vähintään yksi kokonainen koulutuspäivä (eli 6 tuntia koulutusta) työntekijää kohden.

5 Millainen kirjallinen selvitys koulutusvähennyksen edellytyksistä on laadittava?

Työnantajan on laadittava työntekijäkohtainen kirjallinen selvitys vähennyksen edellytysten täyttymisestä. Oikeus koulutusvähennykseen ei synny pelkän koulutussuunnitelman perusteella, vaan kunkin työntekijän koulutussuunnitelman toteutumista on seurattava ja työntekijän on tosiasiallisesti osallistuttava koulutukseen. Kirjallisesta selvityksestä selviää koulutussuunnitelman toteutuminen työntekijäkohtaisesti sekä koulutusvähennyksen edellytysten täyttyminen.

Kirjallisessa selvityksessä on mainittava, mihin koulutussuunnitelman kohtaan vähennyksen perusteena oleva koulutus sisältyy. Koulutuksesta on selvitettävä perustiedot, esimerkiksi kurssikirje tms., josta selviää koulutuksen sisältö.

Selvityksestä on myös käytävä ilmi koulutuksen kesto. Koulutusvähennyksen edellytyksenä on työntekijän tosiasiallinen osallistuminen koulutukseen, joten pelkkä ilmoittautuminen ei riitä. Koulutusvähennys lasketaan kokonaisten koulutuspäivien perusteella. Lyhyempinä jaksoina järjestettävästä koulutuksesta on seurattava kokonaisten kuuden tunnin kestävien koulutuspäivien kertymistä.

6 Miten koulutusvähennys lasketaan?

Koulutusvähennys lasketaan kertomalla yrityksen työntekijöiden keskimääräinen päiväpalkka koulutusvähennykseen oikeuttavien koulutuspäivien lukumäärällä ja jakamalla näin saatu tulo luvulla 2.

keskimääräinen päiväpalkka x koulutuspäivien lukumäärä / 2

Lisävähennyksen määräksi tulee näin puolet koulutuspäivien laskennallisista palkkakustannuksista.

Verovuonna koulutusvähennykseen oikeuttaa enintään kolme koulutuspäivää työntekijää kohti. Sillä ei ole merkitystä, onko työntekijä ollut verovuonna osa-aikainen tai määräaikainen, vaan koulutusvähennyksen saa todellisen osallistumisen perusteella.

7 Miten lasketaan keskimääräinen päiväpalkka?

Keskimääräinen päiväpalkka lasketaan jakamalla ensin työnantajan työttömyysvakuutusmaksun perusteena oleva verovuoden palkkasumma työnantajan keskimääräisellä työntekijämäärällä.  Näin saatu osamäärä jaetaan vielä luvulla 200. Päiväpalkan jakajana käytetään lukua 200 vuodessa olevien 258 arkipäivän sijasta. Tämä vastaa palkkasumman korottamista noin 25 %. Korotus vastaa työnantajan keskimääräisiä sosiaalivakuutusmaksuja.

Jos työnantajan verovuosi ei ole 12 kuukautta, suhteutetaan jakajana käytetty luku 200 vastaamaan verovuoden pituutta.

Työttömyysvakuutusmaksun perusteista säädetään työttömyysetuuksien rahoituksesta annetun lain 19a §:ssä. Työnantajat ilmoittavat työttömyysvakuutusmaksun Työttömyysvakuutusrahastolle (TVR) kalenterivuosittain. Koulutusvähennyksen määrää laskettaessa palkkasummana käytetään verovuoden palkkasummaa. Jos työnantajan tilikausi ei ole kalenterivuosi, koulutusvähennyksen perusteena oleva palkkasumma poikkeaa Työttömyysvakuutusrahastolle ilmoitetusta. Koulutusvähennyksen laskennassa käytettävä verovuoden palkkasumma on silloin laskettava erikseen. Lue lisää työttömyysvakuutusmaksun perusteista TVR:n sivuilta (www.tvr.fi).

7.1 Keskimääräinen työntekijämäärä

Työntekijänä pidetään työnantajaan työsopimuslain 1 luvun 1 §:n mukaisessa työsopimussuhteessa olevaa työntekijää.

Keskimääräinen työntekijämäärä lasketaan verovuodelle. Laskentatapaa ei ole lainsäädännössä määritelty. Keskimääräisenä työntekijämääränä voidaan pitää työnantajan teettämien henkilötyövuosien summaa. Henkilötyövuodella tarkoitetaan kokopäivätyötä tekevän työntekijän koko vuoden työskentelyä. Osa-aikaiset ja määräaikaiset tai muuten osan vuotta työskennelleet huomioidaan suhteellisina osuuksina. Esimerkiksi 6 kuukautta kokoaikaisesti työskennellyt työntekijä vastaa 0,5:ttä henkilötyövuotta. Työntekijän, joka tekee 80 %:sta työaikaa, henkilötyövuosimäärä lasketaan 0,8 vuodeksi.

8 Miten koulutusvähennystä vaaditaan?

Koulutusvähennystä vaaditaan veroilmoituksen antamisen yhteydessä. Elinkeinotoiminnan koulutusvähennystä vaaditaan lomakkeella 79 ja maatalouden koulutusvähennystä lomakkeella 79A. Koulutusvähennyksen perusteista laadittuja työntekijäkohtaisia selvityksiä ja koulutussuunnitelmaa ei tarvitse liittää veroilmoitukseen. Verohallinto pyytää niitä tarvittaessa.

Jari Salokoski
johtava veroasiantuntija 

Tiina Rantala
ylitarkastaja